Excel / CSV 資料整理流程：去重、空白列、編碼與日期先後順序

整理 Excel 或 CSV 時，最容易出現的錯誤是「一開始就直接刪資料」。比較安全的做法是先保留原始檔，再用固定順序處理，讓每一步都能回頭檢查。這對品號、庫存、名單、出貨資料與條碼批次資料特別重要。

第一步永遠是保留原始版本

不要在唯一一份檔案上直接整理。先複製一份工作檔，檔名可以加上日期或「cleaning」。如果資料來自系統匯出，也應保留原始 CSV，因為後續若發現欄位格式被 Excel 自動轉換，還能回頭比對。

先處理結構，再處理內容

建議順序是：確認欄位名稱 → 移除完全空白列 → 處理多餘空白 → 檢查欄位型態 → 去重 → 日期與數字格式 → 最後才做公式或排序。這樣可以降低在資料尚未乾淨時就建立公式，導致錯誤被放大的機會。

去重前要先決定「什麼叫重複」

整列一樣才算重複，與「品號一樣就算重複」是兩種不同規則。若同一品號可能有不同批號、效期或儲位，只用品號去重就可能誤刪合法資料。因此去重工具最好讓使用者指定比對欄位，並在刪除前先預覽重複筆數。

CSV 常見的三個陷阱

• 編碼：含中文的 CSV 如果使用不相容編碼，開啟後可能出現亂碼。
• 前導零：像 00123 的品號若被當成數字，可能變成 123。
• 日期自動轉換：某些文字看起來像日期，Excel 可能自動改成日期格式。

對品號、條碼、電話或任何「看起來像數字但其實是識別碼」的欄位，應優先視為文字，而不是數值。

日期整理要先確認來源規則

同一份資料可能混有民國年、西元年、斜線、破折號或純文字。轉換前先抽查幾筆，確認 115/08/19 代表的是民國 115 年，而不是其他格式。若資料來源跨國，還要注意月 / 日順序。

整理完成後的驗證

1. 比較整理前後總筆數。
2. 記錄刪除的空白列與重複列數量。
3. 抽查第一筆、中間與最後一筆。
4. 對關鍵欄位檢查前導零是否保留。
5. 若要匯回其他系統，先用小量資料測試匯入。

WUCJ Excel Tools 適合處理常見的轉檔、去重、空白列與日期整理，但任何大量資料清理都建議保留原始檔並做抽查，尤其是會影響庫存、帳務或正式營運資料時。